Proceso 05

Tipo

Clave

Titulo

Recepción de factura y pago a proveedores

Propietario

Gerente de Finanzas

Misión

Recibir, controlar y pagar comprobantes de proveedores

Equipo de mejora

Jefe de Compras, Tesorero, Contador, Gerente de Finanzas

Eventos que disparan este proceso

El proveedor envía comprobante a pagar

El proveedor solicita pago de comprobante

Se preparó el pago al proveedor y éste se acerca a recibir el pago

Limites
Inicio Recibir comprobante proveedor (factura)	Fin Pagar a proveedor

1. Recepción y carga de comprobante

1. El proveedor envía el original del comprobante (Ticket, A, B, C, o E, EXB) y lo recibe el recepcionista quien sella enumerando el comprobante y firma recepción. Entrega al responsable de digitalizar el comprobante

2. El responsable ingresa el comprobante en el sistema (Menú Compras / Comprobante de Proveedor), completando el formulario con los datos del comprobante y escanea el mismo.

Detallar criterios para completar el formulario de comprobante.

Temas importantes:

- Tipo de comprobante (Especiales: EXB, IMP, SUE, SC)

- Condición contado y cuenta corriente

- Percepciones y retenciones

3. El responsable luego sella y firma la carga del comprobante y lo archiva en el bibliorato del mes y empresa correspondiente

4. El comprobante en el sistema queda en estado “A Imputar” y asignado al responsable de imputación automáticamente según reglas configuradas actualmente:

• Empresa Intecons todos menos EXB e IMP: Miguel Giambruni

• Empresa todas menos Intecons menos EXB e IMP: Angela

• EXB te todas las empresas: Mónica

• IMP de todas las empresas: Beatriz

2. Imputación de comprobante

• Usuarios ingresan periódicamente al sistema a imputar comprobantes (Menú Compras / Comprobante de Proveedor).

• Completa la cuenta de imputación de cada detalle del mismo.

Detallar los criterios para la imputación del comprobante

3. Conciliación de comprobante

• Una vez imputado el comprobante queda en estado “A Conciliar”.

• Un Contador ingresa al Sistema a conciliarlo. Debe tildar el comprobante como conciliado una vez controlado el mismo.

• En caso de encontrar algun error lo cambia ó solicita su reimputación o carga

Detallar los criterios para la conciliación

Luego de conciliado el comprobante queda en estado “A autorizar”.

4. Autorización de pago

El Gerente de Finanzas ingresa al Sistema (Menú Compras / Comprobante de Proveedor) y autoriza el comprobante.

Si es necesario puede delegar la autorización a un tercero haciendo clic en sus iniciales en el estado del comprobante. Este tercero luego ingresa al sistema y lo autoriza.

El Sistema realiza el control de compras para aquellos comprobantes asociados a una Orden de Compra según:

- Las condiciones de la Orden de Compra (acopio/desacopio, fondo de garantía póliza o retención, plazo de conservación y otros)

- (A desarrollar) Validez de la compañía de seguros emisora de la póliza (se utilizarán tres índices por cada compañía a actualizar manualmente desde índices trimestrales de la superintendencia, en un futuro automatizar bajada)

- Informes de auditoría (Definir si requiere ser aprobado por gerente de obra). PENDIENTE DEFINIR ESTO CON EL AUDITOR TÉCNICO Y GERENTE DE OBRA. CONFECCIONAR NUEVO PROCESO AUDITORÍA DE OBRA.

Según este control permite realizar la autorización o la denega mostrando los faltantes

5. Generación de Orden de Pago

1. Tesorería ingresa al sistema y en el menú COMPRAS / COMPROBANTES filtrando por estado A PAGAR lista los comprobantes a pagar e ingresando en uno y haciendo clic en el botón PAGAR ó seleccionando más de uno del mismo proveedor confecciona la Orden de Pago

2. Carga fecha de contabilización si difiere de la de emisión

3. Selecciona fondos a erogar:

• Elige cuenta (CAJA, BANCO, RECAUDACIONES A DEPOSITAR).

• Si elige BANCO tiene que elegir tipo (trasnferencia o cheque).

• Si el elige cheque le aparece el formulario de cheque con el siguiente número a completar.

• En el caso que elija cuenta RECAUDACIONES A DEPOSITAR le presenta un listado de cheques en cartera para seleccionar.

4. Selecciona los conceptos a pagar:

• Selecciona una o más facturas del proveedor

• En el caso de realizar una retención debe seleccionar la cuenta asociada a la retención y el sistema luego muestra los cálculos de la retención teniendo en cuenta comprobantes pagados y en el mes, etc.

Definir criterios de aplicación y cálculo de retención según cada caso y tipo de retención (IIBB, Ganancias, SUSS)

• En otros conceptos se pueden cargar redondeos, diferencias de cotización u otros conceptos del recibo